Nakon što sam se u dosadanjim BizBlogovima bavila ljudima i njihovim unutarnjim stanjima i ponašanjima, vrijeme je da se sada posvetim jednoj izuzetno važnoj pojavi – procesima.
Što su to procesi i zašto su nam toliko važni u poslu, kao i u životu?
Najjednostavnije, proces je slijed radnji koje netko provodi po određenom redoslijedu i s nekim ciljem odnosno svrhom. Procesi postoje u svim ljudskim aktivnostima kao i u prirodi. Bez njih bi naš život u doslovnom smislu bio kaos – društveni, ekonomski i prirodni.
Razmislimo li na trenutak, shvatit ćemo da smo jednostavne procese upoznali još kao djeca u nekim situacijama ili radnjama naših roditelja te kroz priče koje smo slušali. Štoviše, već smo kao mali naučili da možemo očekivati jednak rezultat ako nešto smisleno točno ponavljamo u istim okolnostima.
Sjetimo se priče o Ivici i Marici.
Oni su, nakon što ih je drvosječa po nalogu zločeste maćehe odveo duboko u šumu, pronašli put kući tako što je Ivica, dok su hodali prema šumi, bacao kamenčiće koji su im pomogli u povratku. Drugi put, kada ih je drvosječa ponovo odveo još dublje u šumu, Ivica je umjesto kamenčića bacao komadiće kruha s ciljem da tako označi put natrag. Međutim, ptičice su pojele kruh, pa je plan propao. Ipak, priča je sretno završila na veselje svakog djeteta koje ju je ikada pročitalo.
A kakve veze ima ova priča s procesima?
Pa, zapravo, velike.
Što su djeca radila? Kreirala su proces povratka kući. Ivica je imao zadatak označiti put tako da baca kamenčiće. Nažalost, drugi put nisu radili sve kao prvi, pa ni cilj nije postignut. Da je Ivica i drugi put bacao kamenčiće, vjerojatno bi se bez problema vratili kući, jednako kao i prvi put. No on je kamenčiće zamijenio mrvicama kruha i time promijenio okolnosti u procesu povratka kući. Na ovom jednostavnom primjeru vidimo koliko je važno da se procesi pametno kreiraju, ali i slijede.
U poslovnom svijetu iznimno je važna kvaliteta operativnih procesa, procesa upravljanja i procesa podrške. Najbolji lideri i menadžeri su upravo oni koje prepoznajemo po uspješnom vođenju organizacija, ljudi i projekata.
Važno je sveobuhvatno razumijevanje koncepta u kojemu upravo proces spaja članove nekog tima, ali jednako tako predstavlja most prema nekoj drugoj obali odnosno aktivnosti ili području djelovanja.
Zato su se tijekom tristotinjak godina, od prvog procesa koji je opisao Adam Smith do danas, nadopunjavala znanstvena razmišljanja o poslovnim procesima.
S vremenom je postalo jasno da početak poslovnog procesa označava neki cilj ili svrhu, a njegov kraj postizanje poslovnog cilja odnosno rezultata koji pruža vrijednost potrošaču.
Na tom putu razvoja i boljeg razumijevanja procesnog razmišljanja, valjalo je najprije naučiti kvalitetno opisati određeni proces, podijeliti rad odnosno zadatke, shvatiti važnost specijalizacije, ali i međufunkcionalnu ovisnost o drugim znanjima i područjima.
Također je bilo nužno usvojiti principe znanstvenog menadžmenta koji uključuju standardizaciju procesa, sustavnu edukaciju kao i jasno definiranje uloge menadžmenta i zaposlenika.
I na kraju, kada je u drugoj polovici prošlog stoljeća postalo jasno da novo vrijeme donosi nove, pojednostavljene i decentralizirane procese, izdvajanje onih dijelova poslovanja koji više nisu bili ključni za uspjeh kompanije, da je došlo vrijeme zaposlenika s drukčijim profilima i znanjima, guru modernog menadžmenta Peter Drucker, ustoličio je novi koncept razvoja – upravljanje znanjem.
Važne lekcije
Imala sam priliku i sama sudjelovati u nekim važnim procesima koji su u potpunosti promijenili moj odnos prema načinu na koji se neki ciljevi mogu postići. Ovdje ću izdvojiti samo četiri primjera:
- Zamjena kotača bolida
Jeste li i vi među onima koji su oduševljeni brzinom kojom tehnički tim promijeni kotače na bolidu tijekom utrke? Ja jesam!
To je pravi primjer na kojem se može svladati prva lekcija o važnosti procesnog rada koju sam svojevremeno i sama prošla svjedočeći osuvremenjivanju jednoga proizvodnog procesa. Na tom se primjeru jako dobro vidi koliko kvalitetan proces ubrzava proizvodnju i doprinosi kvalitetnom rezultatu. A sve je počelo raspisivanjem procesa, podjelom zadataka, specijalizacijom i vježbom članova tima da mogu kvalitetno odraditi svoj dio posla. Također je postojala osoba koja je vidjela širu sliku i na čiji je znak natjecatelj, slikovito rečeno, mogao izvesti bolid iz boksa i vratiti ga na stazu. Bez ovoga standardiziranog i dobro uvježbanog procesa, zamjena kotača trajala bi predugo i vozač, ma kako vješt i spreman bio, ne bi imao šansu biti među najboljima.
Tako je i s proizvodnim procesima koji se moraju razvijati i prilagođavati trendovima, sve većim zahtjevima i očekivanjima tržišta i kupaca. Biti dio procesa, naročito ako ste limitirani rokovima, a motivirani količinama i kvalitetom, za svaku je osobu preduvjet za kvalitetan rezultat.
- Procesi nisu svete krave
Kada sam se prvi put susrela s konkretnim outsourcingom odnosno izdvajanjem proizvodne jedinice (alatnice) koja je prestala biti ključna za promijenjenu djelatnost kompanije u kojoj sam radila, to je tada bila velika novost. Ne samo za nas u Ericssonu Nikoli Tesli, to je bilo nešto sasvim novo i za cijelu zemlju.
Strateško restrukturiranje od proizvodne, prema kompaniji koja se temelji na razvoju i proizvodnji znanja bio je u našim okvirima zahtjevan i težak zadatak, koji često nisu shvaćali oni koji su obnašali najviše funkcije u državi. Nije bilo lako razumjeti da kompanija u novoj fazi tehnološkog i tržišnog razvoja više ne treba proizvoditi hardver da bi bila uspješna. Istodobno, trebalo je uvjeriti mnoge da ta proizvodnja može nekome drugome postati ključna djelatnost.
Naravno, nije to bilo lako objasniti svima onima koji su smatrali da se djelatnost ne treba mijenjati bez obzira na razvoj tehnologije, strukturu zaposlenih ili zahtjeve tržišta. Jednako je to bilo upitno onima koji su vjerovali da, kada se jednom zaposle, ostaju na istom radnom mjestu i rade isti posao do umirovljenja.
Još je teže bilo objasniti postulate tržišne ekonomije u kojoj se roba proizvodi za tržište, a ne za skladište. I povrh toga, da više nema monopola na tržištima, niti planske privrede.
Sve ovo pokazalo je da se s izdvojenom jedinicom u pravilu izdvajaju i pripadajući procesi pa treba napraviti dvije stvari.
Kompanija iz koje se jedinica izdvaja mora pokrpati prekinute veze koje su u procesnom smislu postojale s ostatkom kompanije. Istodobno, nova kompanija koja se formira od izdvojene cjeline ili postojeća kompanija u koju se takva cjelina uklapa, mora stvoriti nove procese.
Loše je zadržati stare procese kao da se ništa nije dogodilo. Procesi nisu svete krave! Oni su živi i s vremena na vrijeme moraju se ažurirati.
Isto tako, procesi nisu sebi svrha. Ako nisu potrebni u novoj vrsti posla ili djelatnosti, treba ih ukinuti.
- Ne digitalizirajte loše procese
Bezbroj puta čula sam poduzetnike koji su željeli digitalizirati vlastito poslovanje inzistirajući da se pritom zadrže postojeći, loši procesi. Zapravo, htjeli su riješiti probleme koji nastaju upravo zbog loših procesa tako da su ih bili spremni zacementirati ugradnjom u softverske programe i tako poništiti smisao digitalizacije.
Smisao svakog informacijskog povezivanja i korištenja baza podataka iz svih kompanijskih aktivnosti jest da se doprinese protočnosti informacija koje su korisne kod donošenja odluka, smanjenja rizika ili provjere usklađenosti s legislativom i etičkim principima.
Procese najprije trebamo urediti, a tek ih onda digitalizirati. Naime, ICT-tehnologija učinit će da su posljedice loših procesa vidljive i mjerljive, a same probleme neće riješiti.
Kada su procesi kvalitetni, digitalizacija ima smisla. Ukupni je rezultat bolji, štedimo vrijeme, resurse i novac.
Zahvaljujući informacijsko-komunikacijskoj tehnologiji, naši unaprijeđeni procesi omogućit će svima uključenima pristup kvalitetnim informacijama i podacima, a kompaniji uštede, dobit i održivu budućnost.
- Pogled izvan okvira
I na kraju, shvatila sam da određena organizacija doseže najviši stupanj razvoja u trenutku kada su temeljni procesi kvalitetni, svi zaposlenici ih dobro prihvaćaju, a kompanija potiče i priprema organizacije i pojedince za kreiranje nekih zajedničkih projekata ili inicijativa koje izlaze izvan okvira procesa i linijske odgovornosti te koji kao nadprocesi ulaze u područje zajedničkog interesa i brige zaposlenika kako za poslovnu, tako za razvojnu budućnost.
Takvi programi, inicijative ili projekti naslanjaju se na čvrst temelj u ljudima i poslovnim procesima, a s vremenom se stvaraju ad hoc poveznice prema različitim organizacijskim cjelinama i stručnjacima potrebnima za pojedine faze projekta.
Najvažnije karakteristike takvih projekata su velika sinergija i uzajamna podrška kompetentnih članova tima u realizaciji ciljeva. S vremenom projektna struktura i procesi, premda novi, postaju sve čvršći i zreliji. U slučaju uspješne realizacije takvih kompanijskih programa, na tom primjeru uči cijela organizacija. Međutim, takvi su uspjesi mogući jedino uz jasnu viziju, hrabrost, kompetencije, komunikacijske vještine i strast cijelog tima.
Autorica: Snježana Bahtijari Sadržaj BizBlogova pod nazivom Mentorica bit će sastavnim dijelom autoričine knjige čiji je izlazak planiran za 2024. godinu.
Objavljeno 18. rujna 2023. Sva prava pridržana PoslovniFM.