Skoro sam sigurna da smo svi mi barem jednom imali problem s određivanjem vlastitih prioriteta i njihova redoslijeda.
Ne jednom čula sam da netko nije nešto uspio napraviti jer je propustio rok predaje nekog dokumenta ili je zaboravio na važnu fazu nekog posla ili naprosto nije stigao baviti se pritužbom klijenta jer su mu ostali poslovi koje je radio bili jednako važni.
Posljedice trpimo svi jer se često ne znamo postaviti prema zadacima kao ni prema ljudima koji nam ih daju, kao ni odlučiti što nam je u nekom trenutku, danu, mjesecu ili godini prioritet i čime se moramo baš tada ozbiljno baviti.
Izdvojila bih ovdje jedan primjer takvog nesnalaženja u izboru onog što je u nekom trenutku najvažnije, a slučaj je vezan uz kultnu komediju Bogovi su pali na tjeme, koja je snimljena 80-ih godina prošlog stoljeća u Africi. Vjerojatno će se oni među vama, koji su pogledali film, sjetiti priče o majmunu koju je ispričao Xi, glavni lik filma. U toj priči govori se da tamošnji majmun, kada zavuče ruku u rupu u stablu da bi zgrabio plijen, stisnutu šaku s plijenom nikako ne može izvući kroz rupu, jer je ona premalena. Problem je što se majmun ne može odlučiti što mu je važnije: plijen ili život. On tvrdoglavo drži plijen u stisnutoj šaci sve dok ne umre od gladi. A samo je trebao ispustiti plijen i izvući ruku iz debla. To što se nije mogao odlučiti što mu je važnije, koštalo ga je života.
Budući da mnogi od nas katkad ne znaju , slikovito rečeno, koji plijen treba ispustiti, a za koji se trebamo boriti i kako, zaključujem da problem određivanja prioriteta nije imanentan samo nekim životinjama.
Štoviše, prioritizacija izgleda kao jednostavan i svima razumljiv zadatak, ali samo u teoriji. U prilog teoretskoj jasnoći i jednostavnosti, recimo i to da postoje brojne tehnike pa i matrice određivanja prioriteta koji se globalno često koriste. Jedna među njima, možda i najčešće spominjana, jer je često koriste menadžeri diljem svijeta, je Eisenhowerova matrica.
Dwight D. Eisenhower, 34. američki predsjednik i uspješni general u Drugome svjetskom ratu, u svom je govoru, prije gotovo 70 godina, citirao neimenovanog sveučilišnog profesora rekavši: „Ja imam dvije vrste problema, hitne i važne. Hitni nisu važni, a važni nikada nisu hitni.“
Eisenhower tada nije ni slutio da će Stephen Covey, autor knjige 7 navika vrlo učinkovitih ljudi, na temelju tih njegovih riječi stvoriti megapopularni alat za upravljanje vremenom odnosno prioritetima poznatiji kao Eisenhowerova matrica. Suština je podijeliti svoje zadatke u četiri kategorije:
- zadaci koje ćemo prve napraviti jer su hitni i važni, imaju rok ili posljedice,
- zadaci koji su važni, ali nemaju fiksni rok pa ih možemo napraviti i poslije, ali je važno odraditi ih jer doprinose našemu dugoročnom cilju,
- zadaci koji su hitni i moraju se napraviti, ali možemo ih delegirati nekom drugom jer nije nužno da ih baš mi odradimo,
- zadaci koji nisu važni, niti hitni pa ih možemo izbrisati s popisa jer nas samo ometaju.
Da bi sve bilo još jasnije ovdje možemo spomenuti da je prije više od stotinu godina Vilfredo Pareto, talijanski ekonomist, došao do principa da 20 posto najvažnijih stvari donosi 80 posto rezultata ili drugim riječima, da čak 80 posto onoga čime se bavimo u konačnici samo 20 posto utječe na rezultat.
Dakle, umjesto da smo stalno u gužvi i zauzeti različitim zadacima na našoj to-do-listi, trebali bismo se pozabaviti prioritetima, odnosno najvažnijim zadacima koji imaju najveći utjecaj na naš uspjeh.
Pitanje za milijun dolara je: zašto, dakle, svi mi često radimo stvari koje nam nisu važne, a neke niti hitne? Zašto uvijek ne radimo samo ono što nam donosi najviše koristi ili probitka te značajno utječe na našu budućnost? Ukratko, zašto ljudi nisu savršeno efikasni?
Pokušat ću odgovoriti.
Eisenhowerova matrica pa i Paretov princip u svojoj su suštini moćni alati kojima se menadžeri služe u svom radu. U poslovnom svijetu za kvalitetno upravljanje organizacijom i projektima te za rad s ljudima jako je važno postaviti pravila, procedure, organizacijske sheme te njima pripadajući procesi, te odrediti konkretne i mjerljive kratkoročne, srednjoročne i dugoročne ciljeve. Također je važno definirati kompanijsku kulturu kao i jasan odnos između zaposlenika i njihovih menadžera. U tom odnosu strane moraju znati što očekuju, odnosno što daju i što primaju zauzvrat. I tu na scenu u velikom stilu dolazi rezultat kao mjera uspješnosti svih tih odnosa. Taj rezultat će umnogome ovisiti upravo u sposobnosti svih da prioritiziraju najvažnije zadatke. Očekuje se da ljudi u tome što rade budu jako efikasni.
E baš u tom grmu leži zec!
Nije problem u prioritetima koje je netko drugi odredio. U kompanijama je jasno da će se sukladno strateškim ciljevima na najvišoj razini upravljanja definirati i ključni indikatori postignuća (Key Performance Indicator – KPI)) kao kompanijski prioriteti. Njih u dobro uređenim sustavima menadžeri spuštaju do razine organizacijskih jedinica i individualnih ciljeva svakog zaposlenika te ih povezuju sa sustavom nagrađivanja. To je ljudima jako važno. Takvi prioriteti poduprti su i kvalitetnom komunikacijom pa nema zabune oko toga je li to baš meni važno i potrebno. Svi imamo zajedničke kompanijske ciljeve i ako ih realiziramo, dobit ćemo zasluženu nagradu.
Za takvu vrstu ciljeva jako je važna strateška priprema u kojoj menadžeri koriste sve alate koji im stoje na raspolaganju uključujući i spomenute. Ultimativni cilj svih zajedničkih napora je podizanje efikasnosti u izvršenju dogovorenih zadataka na što je moguće višu razinu pa u tom kontekstu dobro dođu svi alati koje imamo. Naprosto, nemamo vremena za prazni hod, niti za gubljenje vremena na nevažne stvari.
Međutim, tu dolazi do kratkog spoja našega racionalnog i iracionalnog ja. Naše iracionalno ja čuči u grmu poput uplašenog zeca i s vremena na vrijeme pretrčava čistinu u strahu da ga lisica ne vidi. Tako je i s prioritetima.
Većina nas racionalno promišlja svoje zadatke i jako dobro zna što je najvažnije. No naš iracionalni zeko svojim pretrčavanjima stvara zbrku. Možda on svojim brzopletim i ishitrenim trkom simbolizira svu našu zaigranost, lepršavost, fleksibilnost, zaboravnost i nesnalažljivost u određivanju prioriteta. Možda on predstavlja svojevrstan otpor krutim i definiranim pravilima te nam daje do znanja da uz naš racionalni postoji jednako važan iracionalni svijet u kojem se događaju različite zanimljive i zabavne stvari.
Šalu na stranu, ja volim da zeko tu i tamo pretrči jer razumijem potrebu za razmišljanjem izvan okvira.
Recimo, nakon mjeseci mukotrpnog i iscrpljujućeg rada na nekoliko zahtjevnih projekata ja uživam baviti se nečim banalnim ili zabavnim što me podsjeti da još uvijek mogu biti nasmijana i opuštena. Ili kada predahnem uz posao koji bi mogao odraditi i netko drugi, a ja ga odradim jer u tom trenutku procijenim da je to iz nekog razloga potrebno meni ili ljudima oko mene. Na primjer, kada kolegica prolazi kroz teško razdoblje i treba joj podrška, rado uskočim jer je to ljudski opravdano.
Ponekad ne delegiram neki zadatak, iako bi to bilo mudro, jer procijenim da bi moje konkretno uključenje u projekt pozitivno utjecalo na povezivanje članica i članova tima.
Znalo se na mojoj to-do-listi naći i zadataka koje sam racionalno trebala obrisati s popisa jer nisu bili niti važni za posao, niti su utjecali na moje rezultate ili karijeru. No nisam to napravila. Štoviše, što sam bila sposobnija, kvalitetnija i uspješnija u obavljanju onoga što se poklapalo s matricama i principima efikasnog upravljanja svojim vremenom i zadacima, to sam postajala svjesnija da i svom iracionalnom ja moram dati priliku.
Zato je moj mali nestašni zeko stalno balansirao između već spominjanih autoriteta i njihovih pametnih savjeta vezanih uz poslovne prioritete i njihov utjecaj s jedne strane, te moje želje da radim neke stvari za svoje srce i dušu kao što su mentoriranje ili volontiranje u Udruzi za promicanje istih mogućnosti, s druge strane.
Da su ljudi u životu svoje ambicije i rad sveli samo na ono što je najučinkovitije i da su se vodili samo onim što im je najvažnije, te da nisu kombinirali zadatke iz Eisenhowerove matrice bez obzira na to što to nije bilo najefikasnije, danas ne bismo bili na ovom stupnju razvoja. Također, ne bismo se ponosili kulturnim, umjetničkim, tehničkim i tehnološkim postignućima koja su ljudi stvorili upravo zato što nisu gledali na sat dok su razmišljali o nekom problemu, kao što nisu racionalno odbacivali neke nove ideje koje su im došle dok su radili neki važan posao.
Upravo ljudska postignuća najbolji su dokaz da je čovjek puno više od kemijskih spojeva i materijala od kojih je građen. Samim time njegovo svođenje na stroj koji će efikasno raditi samo ono što mu je propisano i korisno, bilo bi potpuno iracionalno kada je riječ o našoj kreativnosti, imaginaciji i znatiželji.
Najbolje mišljenje o toj temi čula sam od profesora Miroslava Radmana, jednoga od najcitiranijih znanstvenika na svijetu, na jednom davnom sastanku u Institutu Medils u Splitu. Profesor Radman je komentirao očekivanja javnosti vezano uz nove izume njegovog tima istraživača vezano uz fenomen ljudskog starenja. Sjećam se da je tada smireno rekao da ne zna kada će njegov tim istraživača doći do svjetski relevantnog izuma i hoće li do njega ikada doći jer nije riječ o poslu koji se radi od 8 do 14 sati i tijekom kojeg se uz uloženi rad mogu očekivati poznati rezultati. Znanstvenici o različitim problemima razmišljaju cijeli život bez obzira na to rade li u uredu, šetaju plažom ili zabavljaju društvo sviranjem gitare. Tu slobodu razmišljanja i kreativnosti ljudi moraju zadržati bez nametanja stroge strukture upravljanja njihovim vremenom i efikasnošću, smatrao je profesor Radman.
Često sam se sjetila tih riječi dragog profesora, a naročito tada kada sam bila stisnuta rokovima i količinom posla koji sam trebala napraviti. Znala sam da trebam vjerovati svom racionalnom pristupu prioritetima, ali jednako tako da nikako ne smijem smetnuti s uma da je moja najveća kreativna snaga i doprinos samoj sebi i svom kvalitetnom radu, upravo sloboda da i u najzahtjevnijim trenucima ne zaboravim ono što me raduje i čini sretnom.
Zato da, treba koristiti sve alate koji nam mogu pomoći da se ne pogubimo u moru obveza koje svakodnevno imamo te da znamo prepoznati prioritete da bismo im mogli dati mjesto koje zaslužuju u našem životu i našim aktivnostima.
Drugo da je i za onog mog iracionalnog zeku koji još uvijek pretrčava čistinu i zaklon traži iza drugog grma. Međutim, dobra je vijest da i on dobro zna što mu je najvažnije jer da su mu svi grmovi isti, već bi davno postao dobra gozba nekom gladnom grabežljivcu.
Autorica: Snježana Bahtijari Sadržaj BizBlogova pod nazivom Mentorica bit će sastavnim dijelom autoričine knjige čiji je izlazak planiran za 2024. godinu.
Objavljeno 20. studenoga 2023. Sva prava pridržana PoslovniFM.