Zapadne kulture mnogo važnosti pridaju ugovorima i njihovom detaljnom sadržaju. Zato često upadaju u zamku prekomjernog oslanjanja na njih kao jedinog mehanizma koji uređuje odnos između ugovornih strana. Ugovorima se zapravo pokušavaju sve moguće i nemoguće buduće situacije unaprijed predvidjeti, kao i potencijalne krizne okolnosti, te urediti postupanje kada one eventualno nastupe, neovisno o vjerojatnosti njihovog nastupanja. Ugovorima se ne može apsolutno sve predvidjeti. Za razliku od zapadnjaka poslovni ljudi iz Kine smatraju ugovor samo skupinom općih pravila koja odnos ne uređuju detaljno. Po njima osnova svakog poslovnog dogovora je odnos između ugovornih strana, a ne ugovor. Poslovni odnosi i suradnja grade se i ovise o ljudima, ne o ugovorima, istaknuo je za poslovniFM Andrew Andy Grosmann, direktor u upravnom odboru britanskog CEDR-a, konzultant i medijator, business coach, autor više publikacija vezanih uz medijaciju.
Pri sastavljanju ugovora i njegovoj realizaciji puno se vremena, razmišljanja, energije, truda i ljudstva troši na to da svaka od ugovornih strana zaštiti svoje pozicije u ugovoru, umjesto da sve to ulažu na čuvanje njihovog poslovnog odnosa. Tako sam ugovor postaje odnos i jedino se u njemu traži odgovor i rješenje za bilo koju buduću situacije koja nastane, ocijenio je Grosmann.
On drži da azijski svijet poslovnim odnosima prilazi daleko pragmatičnije, s puno više fleskibilnosti i želje da se eventualne nesuglasice rješavaju međusobnim uvažavanjem ugovornih strana. Pri tome često koriste medijaciju i usluge medijatora. Medijacija poodavno više nije samo način rješavanja sukoba ili sporova, već je način života i poslovanja, kazao je Grosmann.
U prvoj emisiji Medijator na engleskom jeziku u razgovoru s urednikom Srđanom Šimcem, Grosmann je podsjetio kako je CEDR (Centre for Effective Dispute Resolution) osnovan 1989. u Londonu s ciljem promocije i uvođenja medijacije kao alata za izvansudsko rješavanje sudskih parnica u tijeku, u Velikoj Britaniji. Nakon desetak godina ustrajnog rada uspjeli medijaciju učiniti komplementarnim postupkom sudskim parnicama. Medijacija je doslovce postala potreba i sve više je rasprostranjena, ne samo u poslovanju, već i u brojnim drugim djelatnostima. Njena primjena posebno se uvećala u području radnih odnosa, poslovanja startupova, a u posljednje vrijeme i u segmentu potrošačkog sporenja. Tako je samo tijekom 2020., kaže Grosmann, bilo 23.000 medijacija u potrošačkim sporovima.
Dobro je, smatra Grosmann, što se promijenio dojučerašnji pristup – „eto, odvojili smo malo vremena za medijaciju“ – sada je medijacija postala sastavnim dijelom poslovnih procesa u upravljanju gospodarskim subjektima. Uz pomoć medijacije ne samo da se efikasno i brzo rješavaju brojni konflikti i sporovi, već tehnike i vještine na kojima se zasniva prihvaćaju kao sastavni dio edukacije zaposlenih uz pomoć kojih se uči pravovremeno rješavati brojne tekuće probleme u poslovanju i na radnom mjestu.
Rigidni pristup ugovorima postaje prošlost
Vratimo se na ugovore i pravo koji je svugdje oko nas. Na upit urednika u kojoj mjeri se ugovorne strane trebaju držati ugovornih odredbi kada se u poslovanju pri realizaciji ugovora pojave stvarni problemi koji zahtijevaju brzo rješavanje, Grosmann upućuje na model i poslovnu praksu koja polazi od uvjerenja da ljudi ulaze u poslovni odnos, oni kreiraju ugovore i oni rješavaju probleme koji nastanu pri njihovoj realizaciji. Ugovori pri tome predstavljaju samo svojevrsne okvirne upute za poslovni odnos i trebali bi dopuštati dovoljnu fleksibilnost rješavanja svih pitanja. Ako se oslonite na rigidan ugovor i usko ga i formalistički tumačite, poslovni odnos, kao i dogovoreni projekt, imaju dobre izglede da ne uspiju. Sasvim je pogrešno svaki put kad se u odnosu dogodi nešto planirano ili neplanirano, odmah se pozvati na pojedine ugovorne odredbe i još uz to ih različito tumačiti. Umjesto toga, ugovorne strane svoje vrijeme i energiju trebaju koristiti na efikasno traženje rješenja problema.
Grosmann je podsjetio na primjer u kojem je osobno sudjelovao u sastavljanju ugovora vezanog uz izgradnju mosta. Mnogo više vremena su potrošili i izgubili za sastavljanje ugovora, zbog straha da ne propuste unaprijed predvidjeti sve moguće buduće situacije od kojih se većina najvjerojatnije nikada neće dogoditi, nego što su potrošili vremena na to kako će doista realizirati izgradnju mosta.
Prisjetio se i ispita na arhitekturi kad je pred troje ispitivača na usmenom dijelu dobio manje bodova, samo zato jer kao arhitekt nije u detalje uspio ponoviti sadržaj određenih zakonskih odredbi vezanih uz gradnju.
Prema ugovorima u poslovnoj praksi treba pristupiti na način da oni ne predstavljaju posao sami po sebi. Najvažniji element svakog posla je odnos između ugovornih strana i njihova međusobna suradnja, zbog koje su i stupili u posao. Polazeći od toga da ugovorne strane žele međusobno surađivati, one ne trebaju ugovore koji će tu njihovu suradnju otežati.
Na urednikov komentar da se pravnici, kojima i on pripada, često nazivaju „dežurnim pesimistima“, jer su istrenirani predviđati unaprijed sve moguće buduće potencijalne probleme u poslovnom odnosu između ugovornih strana. Postupajući na taj način često u određenoj mjeri postaju kočničari u odnosu ili u traženju dobrih rješenja koje ugovori ne predviđaju, Grosmann se uz smiješak suglasio da tome doista zna biti tako. Naveo je da je u svakom poslovnom odnosu potrebno dati naglasak na odnos i suradnju između ugovornih strana, više nego na odredbe njihovog ugovora.
Svi su ljudi, pa tako poslovni među njima, na početku projekata i u trenutku potpisivanja ugovora, euforični. Drže da u tom trenutku kreiraju nešto jako dobro i s puno nade i izgleda za uspjeh gledaju na budućnost. Često je to najbolji trenutak svakog poslovnog/ugovornog odnosa.
Jedno vrijeme stvari se odvijaju po planu, međutim, kad neke aktivnosti krenu loše, kod ugovornih partnera se počinje javljati osjećaj razočarenja, nepovjerenja, strah od neuspjeha i gubitka, počinju upirati jedni na druge kao jedinog krivca. Prsti se upiru na osobu ili osobe umjesto na problem. Druga strana tada postupa prirodno i uzvraća možda još i agresivnije. Nastaje nerazumijevanje i konflikt koji prijeti da sve uništi.
Umjesto na upiranje prstom jedne strane na drugu kao krivca za nastali problem, potrebno je vratiti se kvalitetnoj komunikaciji i razgovoru o problemu. Uobičajeno je da kod realizacije ugovora dođe do tenzija, no samo neslaganje oko nekih pitanja ne znači i kraj suradnje, posebno ne zbog okolnosti koje su stvorile same ugovorne strane. Sve je to posljedica nesavršene ljudske prirode i pogrešnih pretpostavki o savršenosti ugovora i oslanjanja na njih kao na nešto s čim se baš sve može predvidjeti. To je jednostavno nemoguća misija. Najčešće problem nastaje već samo zbog toga što su se ugovorne strane u danom trenutku pogrešno razumjele ili što su jednu te istu stvar drugačije protumačili, smatra Grosmann.
Zato je pored ostaloga u ugovore potrebno ugraditi postupke preveniranja i pravovremenog reagiranja na probleme. Također je u ugovore poželjno ugraditi medijacijske klauzule kako bi ugovornim stranama po potrebi u rješavanju problema koje ne uspiju riješiti sami u izravnim pregovorima, pomogla treća osoba. Nije jednostavno bilo kome, pa ni ugovornim stranama odustati od uloge jednostranog zagovarača svojih interesa. Zato se dio rješenja za probleme u poslovnom ili ugovornom odnosu nalazi u uključivanju trećih neovisnih stručnih osoba, medijatora od njihovog zajedničkog povjerenja koje će im pomoći u traženju brzog rješenja koje odgovara i jednoj i drugoj strani. Da bi to učinili ne trebaju čekati krizne trenutke, pogoršanje ili prekid njihovog odnosa, već to trebaju učiniti kad se god za tim ukaže potreba, za trajanja ugovora, posebno kod građevinskih i sličnih dugotrajnih projekata. Medijator im kao neutralna osoba u sredini između njih, može itekako pomoći da obnove komunikacijske kanale i da kroz kvalitetnu komunikaciju pronađu pragmatična i kreativna rješenje koja se neće isključivo zasnivati na projekt menadžment procedurama ili ugovornim odredbama, predlaže Grosmann.
Voditelji projekata se često plaše ove ideje, jer možda osjećaju da će im netko oduzeti njihov posao, nesvjesni da rješavanju neslaganja i konflikata u odnosima među ljudima – sudionicima projekta nisu vični, a posebno jer nisu neovisne osobe u projektu. Upravo ovi pristupi čine sastavni dio prakse relacijskog ugovaranja („relational contracting“). Bit tog pristupa je u tome da bilo koji projekt, posebno ugovori trajnije prirode, mogu opstati samo ako se ugovorne strane unaprijed dogovore da će biti fleksibilne i da će se umjesto da stalno dodaju nove i nove anekse ugovoru, uzajamno i suradnički prilagođavati nepredviđenim situacijama.
Ugovor je ugovor, a njegova izvedba ovisi o kvaliteti odnosa između ugovornih strana. Neovisno o sadržaju ugovora ili o njegovom tumačenju, most se mora izgraditi. Svi eventualni problemi trebaju se u hodu i kroz suradnju, a ne suprotstavljanje, na vrijeme rješavati, naglasio je Grosmann.
Ugovori su nekako zaokupili naše umove u našim glavama. Njihov sadržaj je često daleko od stvarnosti na terenu. Ugovori su važni, međutim, njihovo izvršenje i odnos između ugovornih strana, mnogo su važniji, zaključio je Grosmann razgovor za poslovniFM.
Objavljeno 4. lipnja 2021. Sva prava pridržana ©poslovniFM